Руководство пользователя D-SMETA
Это руководство поможет новому пользователю разобраться, как начать работу с приложением D-SMETA, создать первую смету, рассчитать себестоимость работ, использовать справочник расценок, шаблоны и основные настройки. Документация написана для пользователей, которые только начинают работать со сметами и не имеют опыта в составлении подробных расчетов.
D-SMETA — это приложение для Битрикс24, которое помогает создавать сметы и акты внутри CRM. С его помощью можно:
Главная идея приложения: смета создается не отдельно, а прямо внутри сделки Битрикс24. Это помогает связать расчет, клиента, исполнителя и дальнейшую работу в одном месте.
Смета — расчет стоимости работ, материалов и других затрат по сделке.
Раздел — логический блок сметы.
Услуга — сумма ресурсов, который нужно выполнить в рамках одной работы.
Ресурс — затрата, необходимая для выполнения услуги.
Какие есть ресурсы в d-smeta:
ФОТ — фонд оплаты труда, то есть стоимость работы специалистов.
Материалы — товары и расходники, используемые при выполнении услуг.
Механизмы — оборудование, техника и инструменты.
Логистика — доставка, транспортировка и сопутствующие расходы.
Справочник — база сохраненных услуг, ресурсов и расценок.
Шаблон — сохраненная структура сметы, которую можно использовать повторно.
Важно: после окончания пробного периода приложение продолжит работать только при наличии активной подписки Маркета Битрикс24.
Важно: D-SMETA работает по модели подписки Маркета Битрикс24. Без активной подписки Маркета приложение работать не сможет — это правило платформы Битрикс24.
После установки приложение становится доступно внутри CRM.
После открытия приложения появится стартовый экран создания сметы.
При первом входе D-SMETA предложит два варианта начала работы:
Используется для создания сметы с нуля.
После нажатия откроется редактор сметы, где можно:
Используется для создания сметы на основе заранее подготовленного шаблона.
Важно: если вы только начали работу с приложением, список шаблонов может быть пустым. В этом случае рекомендуется сначала создать первую смету вручную.
Подробнее работа с шаблонами описана в отдельной инструкции.
По умолчанию D-SMETA работает в Сделках CRM.
Подключение приложения для:
выполняется отдельно через настройки приложения.
Подробнее о разделе настроек описана в отдельной инструкции.
Интерфейс D‑SMETA разделен на два уровня:
Черное верхнее меню относится ко всему приложению D‑SMETA.
В нем находятся:
Серое меню относится к текущей смете внутри конкретной сделки.
В нем расположены разделы:
Раздел отражает сгруппированные работы из сметы.
Раздел отражает сгруппированные материалы из сметы.
Раздел находится в разработке и пока недоступен.
В верхней части между серым меню и редактором сметы находится блок «Версии смет».
С помощью него можно:
Например:
Подробнее работа с версиями описана в отдельной инструкции.
Рядом с версиями находится переключатель статуса сметы:
Смета доступна для редактирования.
После перевода сметы в статус «Подписана» редактирование сметы блокируется.
Это помогает защитить согласованную смету от случайных изменений.
В верхней части редактора расположена сводная таблица.
В ней отображаются:
Информация дополнительно разделяется по типам ресурсов:
Редактор сметы — основной раздел приложения, в котором создается и рассчитывается смета.
Смета в D-SMETA строится по многоуровневой структуре.
Раздел используется для логического разделения сметы.
Например:
Внутри раздела можно добавлять:
Например:
Третий уровень доступен только для услуг.
Внутрь услуги можно добавлять:
Таким образом услуга становится составной и рассчитывается автоматически на основе вложенных ресурсов.
По умолчанию при добавлении новой строки создается ресурс типа «ФОТ».
Чтобы изменить тип строки:
Важное ограничение: вложенные ресурсы можно добавлять только внутрь услуги.
Если изменить услугу обратно на:
то все вложенные ресурсы внутри услуги будут удалены.
Поэтому перед изменением типа услуги рекомендуется убедиться, что вложенные данные больше не нужны.
Каждая строка сметы имеет собственный порядковый номер.
Пример:
Это помогает быстро ориентироваться в структуре сметы.
Основная часть редактора представляет собой таблицу.
В таблице находятся:
Используются для массовых действий с позициями.
Иконка «бургер» используется для изменения порядка строк.
Иконка показывает, связана ли позиция со справочником.
Подробнее работа со справочником описана в отдельной инструкции.
У каждой строки можно открыть или скрыть комментарий.
Название раздела, услуги или ресурса.
Выбирается из списка.
Например:
Количество ресурса или услуги.
Блок используется для внутреннего расчета расходов компании.
В него входят:
Пользователь вручную указывает:
Итоговая себестоимость рассчитывается автоматически:
Количество × Цена за единицу.
В редакторе можно указывать:
После этого приложение автоматически рассчитывает стоимость для заказчика.
Это стоимость, которую увидит заказчик:
Для заказчика отображаются:
Для каждой строки можно назначить:
Выбор производится из базы CRM Битрикс24.
Например:
В нижней части редактора расположен блок «Коэффициенты наценок».
Коэффициенты используются для автоматического расчета дополнительных расходов и налогов.
Например:
Каждый коэффициент может рассчитываться от определенного типа ресурсов.
Например:
Если коэффициент включен:
Если коэффициент выключен:
Скидка указывается со знаком минус.
Пример:
-10%
В нижней части сметы отображаются:
В нижней части редактора находится кнопка «Работа с документами».
Через нее можно:
Подробнее работа с документами описана в отдельной инструкции.
Раздел «Акты» используется для поэтапного закрытия объемов работ по смете.
Акты создаются на основе уже подготовленной сметы.
Смета является планом работ.
Акты фиксируют:
Система автоматически контролирует остатки по всем позициям.
Если акты еще не созданы, в разделе отображается:
Если актов еще нет, остаток равен полному объему сметы.
Для создания акта нажмите кнопку «Создать акт».
Система предложит два варианта создания.
Можно указать процент от общего объема сметы.
Например:
После этого система автоматически добавит указанный процент от каждой позиции.
Можно вручную выбрать:
У каждой строки отображается:
После выбора пользователь самостоятельно указывает количество для акта.
По умолчанию добавляется 100% выбранной позиции.
После создания акта:
В акте отображаются:
Стоимость берется из колонки «Для заказчика» из редактора сметы.
В верхней части акта отображаются:
Все поля заполняются вручную, кроме номера акта.
Дата составления по умолчанию устанавливается текущей датой, однако при необходимости ее можно изменить вручную.
При заполнении актов рекомендуется придерживаться требований и правил оформления унифицированной формы КС-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 №100. https://base.garant.ru/12117360/?utm_source=chatgpt.com
Форма КС-2 используется для оформления приемки выполненных строительно-монтажных работ между подрядчиком и заказчиком.
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_26303/d7e7d105e01770fac8296c4832201fd3f313d0b5/?utm_source=chatgpt.com
У акта есть два статуса:
Акт доступен для редактирования.
После перевода акта в статус «Подписан»:
Удалить акт можно:
Удаление акта выполняется без возможности восстановления.
После создания нескольких актов система показывает сводную таблицу.
В ней отображаются:
Если часть объемов уже закрыта предыдущими актами, можно автоматически создать новый акт по оставшимся объемам. (кнопка в правом нижнем углу в сводной таблице)
После полного закрытия сметы остатки становятся равны нулю.
Внутри каждого акта находится кнопка «Работа с документами».
Через нее можно:
Сейчас поддерживается генерация документов по форме КС‑2.
Поддержка КС‑3 планируется в будущих обновлениях.
Подробнее работа с документами описана в отдельной инструкции.
Раздел «Настройки» находится в правой части верхнего черного меню.
В настройках можно:
В настройках можно включить автоматическую передачу итоговой суммы сметы в поле «Деньги» карточки сделки CRM.
В разделе скачивания можно настроить, какие данные будут попадать в выгружаемый XLSX-файл:
Можно выбрать компанию-подрядчика, настроить подписи, логотип, валюту, наименование и подзаголовок сметы.
Можно включить или выключить автосохранение и выбрать интервал:
Можно выбрать количество знаков после запятой для количества и цены ресурсов. Доступный диапазон — от 0 до 4 знаков.
Можно выбрать удобный размер шрифта для работы в редакторе сметы.
Для первой сметы используйте такой порядок:
D-SMETA открывается внутри карточки сделки, во вкладке «Смета».
Правильнее сначала указать расход ресурсов на одну единицу услуги, а затем указать общее количество услуги.
По умолчанию ресурс создается как ФОТ. Если это материал, механизм или логистика, нужно изменить тип ресурса вручную.
Цены из справочника не обновляются в смете автоматически. Для этого нужно выделить ресурсы и нажать «Обновить цены».
Если похожая смета будет использоваться повторно, лучше сохранить ее как шаблон.