¶ Что такое D-SMETA?
Сметы, акты, документы и финансы — внутри Битрикс24.
D-SMETA помогает рассчитать стоимость проекта, контролировать себестоимость и наценку, подготовить документы и отправить заказчику актуальную смету или акт по ссылке. Финансовый раздел связывает договоры, счета, поступления, выплаты и расходы с вашими проектами.
Официальный сайт приложения: d-smeta.ru.
Хотите увидеть приложение на примере вашей задачи? Оставьте заявку на презентацию: покажем работу со сметами и ответим на вопросы.
¶ Для чего нужно приложение
Когда клиент находится в CRM, расчёт — в Excel, а документы и обсуждения — в разных папках и переписках, сложно следить за актуальной стоимостью и результатом проекта. D-SMETA переносит расчёт в Битрикс24: смета находится рядом со сделкой, клиентом, объектом и исполнителями.
D-SMETA подходит компаниям, которым нужно рассчитать стоимость заказа, проекта или набора услуг, показать клиенту состав и цену предложения и контролировать собственные затраты. В расчёт можно включать работу специалистов, материалы, оборудование, доставку и другие ресурсы — в зависимости от вашей задачи.
Например, это могут быть строительство и ремонт, производство и монтаж, консалтинг и профессиональные услуги, организация мероприятий и выездных праздников, ландшафтный дизайн и благоустройство, сервисные компании и стоматологические клиники. Консалтинговая компания может составить расчёт по этапам и работе экспертов, организатор мероприятия — по площадке, оборудованию и подрядчикам, а клиника — показать стоимость услуг и расходных материалов.
Определяющий фактор — сама задача расчёта: если стоимость складывается из нескольких позиций и её нужно согласовать с заказчиком, D-SMETA может помочь собрать понятную калькуляцию внутри Битрикс24.
¶ Работа со сметами и актами
- Собирайте расчёт в одной структуре. Добавляйте услуги и отдельные ресурсы, объединяйте позиции в разделы, задавайте количество и цены. Услуга может включать вложенные ресурсы.
- Видите экономику проекта. Рассчитывайте себестоимость, наценку, рентабельность и стоимость для заказчика. Назначайте исполнителей работ и поставщиков материалов на позиции сметы.
- Используйте расчёты повторно. Сохраняйте ресурсы и услуги в справочник расценок, применяйте шаблоны и храните несколько вариантов сметы в одной сделке.
- Поддерживайте единую базу расценок. Добавляйте ресурсы вручную, загружайте их из Excel и используйте интеграцию с Google Таблицами.
- Фиксируйте выполненные работы. Создавайте акты на основе сметы и указывайте выполненные объёмы в журнале работ.
- Готовьте документы и согласовывайте расчёт. Формируйте сметы и акты через генератор документов Битрикс24 с данными из CRM, скачивайте их или отправляйте заказчику публичную ссылку.
- Планируйте выполнение. Используйте график работ, чтобы связать этапы проекта с расчётом.
Начните с редактора сметы, затем изучите работу с ресурсами, справочник расценок и работу с актами.
¶ Финансы компании и проекта
Раздел «Финансы компании» помогает вести договоры и счета, регистрировать фактические поступления и выплаты, учитывать расходы и остатки авансов. Распределение сумм показывает, к каким сметам, актам и расходам относятся деньги и обязательства.
В обзоре можно проверить, сколько денег получено, какие суммы осталось получить или оплатить, а также финансовый результат и движение денег за выбранный период. Вкладка «Финансы сметы» показывает показатели конкретного расчёта.
Счёт, расход и платёж — разные записи. Счёт фиксирует ожидаемую оплату, расход — признанные затраты или обязательство, платёж — фактическое движение денег. Это помогает отдельно видеть результат проекта и состояние расчётов.
Перейдите к инструкциям «Где открыть финансы» и «Обзор финансов». Далее в левом меню доступны договоры, счета, платежи, авансы и расходы.
¶ Как пользоваться руководством
Если вы только начинаете работу, пройдите установку, первый запуск и обзор интерфейса. Затем открывайте инструкцию по текущей задаче в левом меню.
В руководстве действия сопровождаются скриншотами: найдите нужную кнопку, выполните шаг и проверьте результат. Страницы с отметкой «В разработке» будут дополнены по мере подготовки новых инструкций.
¶ Основные понятия
- Смета — расчёт стоимости работ, материалов и других ресурсов по проекту.
- Раздел — логический блок сметы, например этап работ или часть объекта.
- Ресурс — отдельная позиция расчёта или составляющая услуги: оплата труда, материал, механизм либо логистика.
- Услуга — работа с собственным наименованием, которая может включать несколько вложенных ресурсов.
- Справочник расценок — база сохранённых услуг, ресурсов и цен для следующих расчётов.
- Шаблон сметы — сохранённая структура, которую можно использовать для нового расчёта.
- Акт — документ, фиксирующий выполненные работы на основе сметы.
¶ Финансовые понятия
- Договор — общие условия работы и расчётов с контрагентом. В D-SMETA он объединяет связанные сметы и помогает рассматривать документы и расчёты в рамках одной договорённости. Сам по себе договор не означает, что деньги получены или выплачены.
- Счёт — запись о сумме, предъявленной к оплате, и сроке её оплаты. Он показывает, сколько ожидается получить от заказчика. Выставленный счёт ещё не является поступлением денег: факт оплаты фиксируется платежом.
- Платёж — фактическое движение денег: поступление в компанию или выплата из неё. Распределение платежа показывает, в счёт каких документов или обязательств перечислены деньги. Один счёт может оплачиваться несколькими платежами.
- Расход — признанные затраты компании, например на материалы или работы подрядчика. Если расход ещё не оплачен, он отражает обязательство перед поставщиком или исполнителем. Создание расхода не означает выплату денег: выплату фиксируют отдельным платежом.
- Аванс — сумма, перечисленная заранее в счёт будущих работ, поставок или расчётов. Перечисление денег отражается платежом, а учёт аванса позволяет видеть его сумму и остаток для последующего зачёта. Выданный аванс сам по себе ещё не означает признанный расход.
- Обязательство — сумма, которую предстоит получить или оплатить по условиям работы и документам. Оно может существовать до движения денег; платёж отражает фактический расчёт по нему.
Счёт, расход, аванс и платёж отражают разные стороны расчётов. Счёт показывает ожидаемую оплату от заказчика, расход — признанные затраты и при необходимости долг компании, платёж — движение денег, аванс — предварительную оплату и её последующий зачёт. Договор связывает эти записи с общей договорённостью.
Пример. Заказчику выставлен счёт на 100 000 ₽, и он перечислил 30 000 ₽ заранее. Счёт показывает предъявленную сумму, платёж — поступившие 30 000 ₽, а аванс — характер этой предварительной оплаты. Отдельно компания признала расход на материалы в 20 000 ₽: до выплаты это обязательство перед поставщиком, после выплаты появляется соответствующий платёж. Создание счёта или расхода само по себе не меняет остаток денег.
¶ Виды ресурсов
Оплата труда (ФОТ) — стоимость работы специалистов.
Материалы — товары и расходники.
Механизмы — техника, оборудование и инструменты.
Логистика — доставка, транспортировка и сопутствующие затраты.