¶ Документы и публичные ссылки
Когда расчёт готов, сформируйте документ и отправьте его заказчику файлом или ссылкой. Документ создаётся из выбранной сметы или акта с использованием шаблона.
¶ 1. Подготовьте расчёт
- Откройте нужную сделку и проверьте выбранную версию сметы. Для акта сначала откройте нужный акт.
- Проверьте наименования, объёмы, цены, реквизиты и даты.
- Сохраните изменения. Затем нажмите «Работа с документами».
¶ 2. Сформируйте документ
- В поле «Тип документа» выберите нужный вариант.
- Нажмите «Сгенерировать документ».
- Дождитесь появления готового документа в списке. Подготовка PDF может занять дополнительное время.
- Откройте или скачайте файл и проверьте его перед отправкой.
Созданные документы прикрепляются к соответствующему элементу CRM. Чтобы увидеть документы других шаблонов по этому элементу, включите «Показывать все документы по элементу CRM».
¶ 3. Скачайте файл
В строке готового документа используйте команды «Скачать DOCX» или «Скачать PDF». Подсказка с названием действия появляется при наведении на значок.
DOCX удобен для дальнейшей работы с оформлением, PDF — для передачи готового документа заказчику.
¶ 4. Отправьте публичную ссылку
- В строке нужного документа нажмите значок глобуса — «Создать публичную ссылку».
- Нажмите «Скопировать ссылку» и отправьте её заказчику.
- Перед отправкой откройте ссылку сами и убедитесь, что выбран правильный документ.
По публичной ссылке документ доступен получателю ссылки. Проверьте, что в нём нет внутренних цен, наценок и других сведений, которые вы не хотите передавать заказчику.
¶ Как закрыть доступ по ссылке
Откройте список документов и в строке нужного файла нажмите «Отключить публичную ссылку». Это закрывает доступ по этой ссылке; уже скачанные копии у получателей сохраняются.
¶ Если смета или акт изменились
Сохранение расчёта и формирование документа — разные действия. После правок сформируйте новый документ, проверьте его и отправьте заказчику актуальный файл или ссылку именно на него. Старый документ не следует считать автоматически обновлённым.
¶ Если нужен свой бланк
Перейдите по ссылке «настройках приложения» в окне документов или откройте «Настройки» → шаблоны документов. Здесь можно скачать и заменить шаблон или добавить свой тип документа.
После изменения шаблона сформируйте пробный документ. Проверьте название компании, реквизиты, таблицу позиций, суммы, переносы страниц и поля, видимые заказчику.
¶ Если документ не создаётся
- Проверьте сохранение расчёта и правильность выбранного шаблона.
- Наведите указатель на недоступную кнопку: подсказка может объяснять причину.
- Проверьте права и доступность генератора документов на вашем портале Битрикс24.
- Если PDF ещё готовится, дождитесь завершения и обновите список.
Создание сметы · Работа с актами · Версии и согласования
¶ Пример: предложение и документ на выполненную часть
Учебная смета: покраска 10 м² по 750 ₽, без дополнительных коэффициентов. Сумма предложения — 7 500 ₽. Выполнено и включено в акт 4 м² на 3 000 ₽.
- В редакторе сметы сохраните расчёт и сформируйте документ сметы. В готовом файле проверьте 10 м² и 7 500 ₽.
- Откройте нужный акт через вкладку «АКТы», проверьте его 4 м², реквизиты и период и сохраните.
- Сформируйте документ из акта. В файле должны быть объёмы акта — 4 м² и 3 000 ₽, а не весь план проекта.
- Перед отправкой откройте именно скачанный файл или публичную ссылку и сверьте название, объёмы и итог.
Шаблон определяет внешний вид и доступные поля документа. Если в файле не хватает нужных реквизитов, проверьте исходные данные и выбранный шаблон. Не исправляйте только итоговый файл, оставляя неверный расчёт в приложении: при следующей генерации расхождение вернётся.
Результат: заказчик получает полное предложение и отдельный документ на оформленную часть работ. Изменение сметы или акта требует проверки и повторной генерации соответствующего документа.
Связанные инструкции: первая смета · частичное выполнение и акт · настройки шаблонов документов.